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Notícias - Você envia os extratos bancários da sua empresa para a contabilidade? Leia e saiba desta obrigatoriedade

Data: 27/04/2021

Os extratos bancários, embora não sejam documentos no sentido legal do termo, na verdade nem precisam ser conservados pelo cliente.

Devemos lembrar, ainda, que os extratos bancários invariavelmente contém o aviso de que são extratos para simples conferência sendo, portanto, um papel que não cria qualquer obrigação e nem gera direitos.

Os enganos em extratos bancários são bastante comuns e esses erros que podem ocorrer não irão fazer com que os lançamentos devem ser corrigidos na conta bancária, e sim no extrato, para torná-lo um espelho da conta bancária.

Diante dessa situação, é preciso que a contabilidade ou o setor financeiro façam diariamente a conciliação bancária, para saber o saldo exato que a empresa possui no banco.

No caso de contabilidade, as pessoas jurídicas devem trabalhar principalmente com os documentos, como as cópias de cheques, os comprovantes de depósitos, tomando o extrato bancário apenas como referência para conferir os saldos.

A contabilidade, contudo, precisa espelhar exatamente a situação da empresa, principalmente agora, com a implantação do SPED Contábil, que pode gerar multas por incorreções ou lançamentos errados.

Desta forma, o cliente precisa ser esclarecido com relação à remessa do extrato bancário para a contabilidade.

O que fazer quando o Cliente não quer me fornecer os extratos bancários?

Sem o extrato bancário, torna-se impossível fazer uma contabilidade correta.

O cliente deve entender que a falta de remessa do extrato vai inviabilizar a contabilidade, fazendo com que o saldo bancário apresentado na contabilidade não seja similar ao real, existente no banco.

O cliente deve ficar ciente de que o contador é uma das poucas pessoas em quem ele deve confiar (a outra é o advogado – questão de confiança com a esposa deve ficar por conta do relacionamento entre eles).

A contabilidade não pode ter segredos fechados a sete chaves para a principal pessoa que dela cuida.

Quando o cliente se recusa a entregar os extratos para a contabilidade, o contador deve tomar a iniciativa de ter uma conversa séria com ele, deixando claro todas as implicações em que pode incorrer sem uma contabilidade correta.

Caso o cliente esteja pensando que o saldo bancário deve ser só de seu conhecimento, é preciso que saiba que, diante de tantas informações passadas à fiscalização.

A Receita Federal é um dos primeiros órgãos públicos a conhecer a vida da empresa, e isso fica mais evidente com os relatórios emitidos pelo SPED.

É importante também ressaltar que os bancos são obrigados a enviar informações sobre os clientes para a Receita Federal, através de uma obrigação fiscal denominada de e-financeira, que contém todas as transações financeiras das empresas e pessoas físicas.

O que pode criar uma situação problemática se a contabilidade não estiver em acordo com o saldo bancário.

O contador deve também deixar claro ao cliente que ele, como profissional de contabilidade, tem a responsabilidade técnica sobre as informações contábeis, precisando ter acesso a todas as informações da vida financeira da empresa, de sua movimentação bancária, de sua evolução patrimonial.

Se alguma conta da empresa é paga pela conta bancária, ela deve ser do conhecimento do contador.

O cliente ainda precisa ter consciência de que toda a movimentação da conta bancária em nome da pessoa jurídica deve ser voltada para a movimentação financeira da empresa, e não para pagamentos pessoais.

Caso haja qualquer pagamento pessoal através de conta jurídica, isso pode ser até mesmo considerado distribuição de lucro que, se não estiver dentro do que determina a legislação, serão valores que podem ser tributados, gerando mais despesas para a empresa.

Aliás, esse é um cuidado que o contador deve ter desde o início do relacionamento com o cliente: informá-lo sobre a separação total de movimentação, não misturando o patrimônio pessoal com o da empresa.

Caso seja omitida qualquer informação dentro da contabilidade, lembrando mais uma vez que hoje o SPED Contábil está sendo implantado exatamente para colocar tudo nos eixos.

O mínimo que pode ocorrer são multas por incorreções ou lançamentos errados e o máximo que pode acontecer é uma fiscalização direta da Receita Federal, o que pode provocar até o fechamento da empresa.

As instruções do Conselho Federal de Contabilidade recomendam que, no relacionamento entre contador e cliente, deve estar bem explícito que o cliente deve, entre outros documentos, enviar ao contador:

Extratos bancários, extratos de aplicações financeiras e cartões de crédito, sempre dentro do período mensal a que se refere a contabilidade;
Depósitos bancários com cópia do comprovante de origem, como por exemplo, no recebimento de uma conta, anexar cópia da conta recebida que deu origem ao depósito;
Avisos de cobrança bancária e de cartões de crédito, com todas as operações, ou seja, de desconto, de cobrança simples, de cobrança vinculada, de cheques descontados e em custódia, de antecipações e de cartões de crédito;
Avisos bancários como despesas, transferências, aplicações e outros débitos e créditos;
Contratos de seguros com apólice, empréstimos, financiamentos, leasing e outras operações bancárias, com a cópia do contrato e dos pagamentos das parcelas.

O cliente, ao entender tudo isso, com certeza saberá que deve confiar no contador.

Que outra razão existiria para não enviar o extrato bancário para a contabilidade que, afinal, é a sua vida e o seu modo de ganhar o que precisa para sobreviver?

Fonte: Manual Contábil – Marco Aurélio

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